Chaque année, un budget prévisionnel de charges récupérables par ensemble immobilier est établi. Il prend en compte les évolutions économiques (variation du coût de l'énergie, des taxes d'ordures ménagères ou de balayage) et des événements marquants pouvant intervenir dans vos immeubles (recrutement d'un gardien supplémentaire, création d'un ascenseur...).
Vous payez chaque mois des provisions pour charges, calculées sur la base du budget prévisionnel communiqué par l'Office en début d'année.
Votre provision mensuelle est égale à 1/12e de la part annuelle de votre logement pour chaque type de charge.
Les acomptes provisionnels sont revus en janvier et en août.
La régularisation des charges se fait une fois par an, en comparant les dépenses réelles au total des provisions versées mensuellement.
Un décompte de charges annuel est envoyé à chaque locataire, en général en mai.
Lors de cette régularisation, l'Office vous informe si vous êtes redevable d'un règlement complémentaire ou s'il doit vous restituer un trop-perçu au titre des charges constatées de l'année précédente.
La régularisation des charges, calculée au premier semestre sur la base des comptes de l'année précédente, est portée sur l'avis d'échéance du mois de juin. Le secteur de proximité tient à votre disposition les pièces justificatives des charges, pendant le mois qui suit la régularisation. Vous pouvez demander à les consulter.